Eerste Hulp Bij Feesten - De leukste bedrijfsuitjes
 

Checklist

Om u bij het organiseren van uw bedrijfsfeest of bedrijfsuitje een handje te helpen, hebben we voor u een aantal aandachtspunten in een checklist samengevat.

De feestdatum
Bij het plannen van een datum voor uw bedrijfsfeest of bedrijfsuitje zit u vaak met een dilemma. Een dag in het weekend wordt niet door iedereen gewaardeerd: veel mensen houden hun weekend liever vrij voor privé-afspraken. Een doordeweeks feest of uitje kan de volgende dag echter weer tot een dramatisch lage arbeidsproductiviteit leiden. Vaak wordt daarom gekozen voor een vrijdag (middag en/of avond). Denk bij het plannen van een datum ook aan eventuele vakantieperiodes en belangrijke sportwedstrijden.

Het budget
Stel voor uw bedrijfsfeest of bedrijfsuitje vooraf een duidelijk budget vast. Met name bij grotere budgetten is het tevens aan te raden een begroting te maken. Stel deze bij voorkeur samen op basis van concrete offertes en houd rekening met een post onvoorzien als vangnet voor onverwachte uitgaven. Kijk ook even naar het aanbod op deze website: voor diverse budgetten biedt Eerste Hulp Bij Feesten programma’s aan tegen heldere tarieven. Voor een offerte op maat kunt altijd vrijblijvend contact met ons opnemen.

De lijst met genodigden
Vooral het doel van een bedrijfsfeest of bedrijfsuitje bepaald de gastenlijst. Wit u met het feest de teamspirit van een afdeling, meerdere afdelingen of de complete organisatie stimuleren? Wilt u graag dat de collega’s ook meteen de partners een beetje leren kennen? En misschien wilt u het feest tevens aangrijpen om de band tussen de medewerkers en de klanten aan te halen of uw bedrijf aan uw klantenkring te presenteren.

De aanmelding
Het is volstrekt normaal om genodigden te vragen even te laten weten of zij wel/niet bij het bedrijfsfeest of bedrijfsuitje aanwezig zullen zijn. Een deadline van enkele weken voor de feestdatum is daarbij ook niet ongebruikelijk. Het is handig te weten hoeveel mensen er zullen zijn, bijvoorbeeld voor de catering. Maar een deadline heeft nog meer voordelen: mensen kunnen niet eindeloos blijven twijfelen of ze wel/niet zullen gaan. En een ‘officiële’ aanmelding zorgt vaak ook voor een bepaald commitment.

De feestlocatie
Beschikt u binnen het bedrijf over een ruimte die prima als feestzaal zou kunnen fungeren? Dat kan de organisatie van uw bedrijfsfeest een stuk gemakkelijker én goedkoper maken. Organiseert u de feestavond buiten de deur, houd dan bij uw keuze ook de bereikbaarheid voor de gasten in de gaten. Denk daarbij aan voldoende parkeergelegenheid, goede aansluiting op het openbaar vervoer en de mogelijkheid om eventueel in de buurt te overnachten. Eerste Hulp Bij Feesten beschikt over diverse leuke locaties in Amsterdam en Utrecht, eventueel inclusief drank- en/of dinerarrangement. Vraag ons gerust naar de mogelijkheden.

De promotie
Zorg dat het aankomende bedrijfsfeest of bedrijfsuitje al vroeg gaat ‘leven’ binnen het bedrijf. Zo gauw de datum bekend is, kunt u dit aankondigen. Ook tussentijdse vorderingen (locatie, entertainment, et cetera) kunt u aangrijpen om de aandacht opnieuw op het bedrijfsfeest of bedrijfsuitje te vestigen. Dit geldt overigens niet voor eventuele klanten die u wilt uitnodigen: die stellen een constante informatiestroom vaak wat minder op prijs.

De catering
De catering van uw bedrijfsfeest of bedrijfsuitje is belangrijk. Stem vooraf het menu en/of de hapjes goed af, geef tijdig het uiteindelijke aantal gasten door en denk ook aan eventuele dieetwensen van de gasten (vegetarisch, diabetisch, et cetera). Meestal is op voorhand goed in te schatten wat de kosten voor het eten tijdens uw bedrijfsfeest of bedrijfsuitje zullen bedragen. Dit geldt vaak niet voor de drankrekening. Bent u hierbij ook aan een vast budget gebonden, maak hierover dan vooraf duidelijke afspraken. U kunt hierbij met een limiet werken, maar het kan ook interessant zijn om een drankenarrangement af te nemen.

De routebeschrijving
Als de gasten voor het bedrijfsfeest of bedrijfsuitje met eigen vervoer komen is een routebeschrijving vaak alleen nodig wanneer de feestlocatie moeilijk te vinden is via de TomTom en/of het openbaar vervoer. Vraag dit voor de zekerheid wel altijd na bij de locatie. Vermeld bij de uitnodiging ook altijd het exacte adres van de feestlocatie, want het zal niet de eerste keer zijn dat mensen via Google een verkeerd adres vinden.

Een serieuze noot
Misschien wilt u het bedrijfsfeest of bedrijfsuitje aangrijpen om de medewerkers en/of klantenkring iets te vertellen. Denk daarbij goed na over de vorm waarin u die boodschap wilt presenteren, want tijdens een bedrijfsfeest of bedrijfsuitje houdt u de aandacht van uw gasten vaak niet lang vast met een uitgebreide slideshow. Maar een korte, luchtige en originele presentatie kan weldegelijk een positieve boost zijn voor de teamspirit binnen het bedrijf en de relaties buiten het bedrijf. Overigens biedt Eerste Hulp Bij Feesten een aantal programma’s aan die ook uitstekend geschikt zijn om de band tussen medewerkers te versterken.

En dan dit nog
Afhankelijk van de tijd en het budget dat u wilt besteden aan het bedrijfsfeest of bedrijfsuitje, kunt u tenslotte ook de volgende zaken overwegen: het maken van een draaiboek, het afsluiten van een annuleringsverzekering, de inhuur van een professionele foto- en/of videograaf, een leuk presentje voor wie geholpen heeft bij de organisatie of als aandenken voor alle gasten.

 

 

Kijk hier ook nog even voor wat extra “tips”